¿Cuándo organizar una videoconferencia y cuándo una junta?

Seguramente hemos escuchado la frase “trabaja de forma inteligente no más fuerte” y es que por qué desgastarnos con preparar reuniones frente a frente por toda la ciudad o inclusive en otro país, cuando podemos organizar sesiones de videoconferencia y contar con la misma experiencia e inclusive más herramientas que si lo hiciéramos de forma presencial.

Si bien el trabajo remoto o en movimiento, ya sea desde casa como en un café, esperando nuestro vuelo en el aeropuerto o inclusive mientras nos dirigimos a nuestro trabajo, brindamos grandes beneficios de productividad, hasta cierto punto, también impacta considerablemente a nuestro desgaste físico y mental.

La tecnología con la que contamos hoy en día nos permite estar conectados y disponibles todo el tiempo sin importar nuestra ubicación geográfica, podemos tener un chat con un colaborador realizando un viaje de negocios por Asia, una llamada con un proveedor en Estados Unidos y una videoconferencia con nuestro CEO, quien está trabajando desde casa, todo esto mientras estamos en la comodidad de nuestro escritorio en la oficina.

1. Reunión Cara a Cara vs Videoconferencia Cara a CaraNo tenemos interrupciones al terminar una videoconferencia y empezar otra, cosa que sí sucede con una reunión cara a cara, el cambio entre una a otra es más productiva ya que no tenemos que desplazarnos, lidiar con tráfico estacionamiento, comidas o café, esperar a nuestro reunión y demás. Simplemente terminamos una, tomamos un café, finalizamos nuestras notas y realizamos otra videollamada.
2. Reuniones cara a cara cuando tenemos un nuevo cliente son cruciales, si bien es recomendable que al menos la primera de ellas se haga en vivo, desde ahí podemos llevar la conversación a videollamadas.
3. El video acelera la comunicación empresarial y ofrece una experiencia casi a la par como si se estuviera en persona en la misma sala.
4. Si hablamos de equilibrio entre vida personal y trabajo, las videoconferencias nos vuelven más conscientes sobre el tiempo que duran y permite priorizar sobre cosas urgentes; esto nos libera de tiempo para estar más presente tanto con amigos como con nuestra familia.

Pero no estamos diciendo que nos despidamos por completo de las reuniones en persona ni que sean malas, simplemente tenemos que identificar cuando una es más productiva que la otra. Veámoslo así, para reuniones más importantes una junta en persona es la mejor opción y para las demás puede hacerlo de forma virtual a través de una videoconferencia. Además de todo ayudaremos al planeta disminuyendo nuestra huella de carbono.