Con la digitalización de los espacios de trabajo, las empresas cuentan con nuevas formas para lograr que la colaboración y comunicación se realice más fácil, eficiente, efectiva y conveniente para los usuarios y trabajadores. Las Comunicaciones Unificadas y Colaboración, o abreviado como UCC, está en boca de todos, atribuyéndose ser el “non plus ultra” para las empresas super modernas. Pero la transición no sucede de la noche a la mañana, en su lugar, requiere de la adaptación de la cultura de la empresa y las buenas prácticas de los negocios.
A continuación se muestran algunos de los más importantes requerimientos para su adopción:
Infraestructura de Comunicaciones basada en VoIP
La comunicación en tiempo real entre oficinas, departamentos, clientes, trabajadores remotos o desde casa y dispositivos móviles, sólo trabajarán correctamente y transparente si el hardware y/o software que utilizan está habilitado para VoIP. Al estar juntos conectados a un PBX IP a través de internet, esas redes de endpoints tanto externos como internos, pueden intercambiar voz, video y datos entre ellos vía conexiones seguras completamente independientes de su ubicación o dispositivo utilizado. La idea de ambientes de trabajo móviles y flexibles ya no es sólo una visión, la tecnología Todo IP hace que la idea de “unificación” sea una realidad puesta en práctica.
Uso de Redes para mejorar la productividad
Los sistemas de comunicación basados en IP brindan la gran ventaja de poder compartir aplicaciones y datos desde distintas interfaces. Pioneros como Google, pavimentaron el camino para la colaboración social al coordinar y controlar el acceso y edición de la información entre empleados mientras que los documentos no son enviados múltiples veces creando múltiples versiones a lo largo de toda la red corporativa. En su lugar, cada empleado (autorizado) tiene acceso en tiempo real a la información, los documentos están siempre actualizados y los recursos y posibles errores son minimizados.
Las soluciones de UCC, sin embargo, incluyen muchas más funcionalidades que permiten un acceso , trabajo en equipo y tiempos entrega más rápidos y directos. La visibilidad de presencia elimina tiempos de espera fútiles por comentarios. Los correos electrónicos se pueden reemplazar, en caso de ser apropiado, por la mensajería instantánea a través del chat corporativo. La integración de aplicaciones tales como un sistema CRM o ERP provee acceso directo a las cuentas o registros de clientes y optimiza la experiencia de atención a clientes facilitado por los departamentos de ventas o soporte.
Por último, pero no por eso menos importante, la integración con herramientas de videoconferencia basadas en web hacen que el intercambio de información y colaboración sea más directo y personal, tanto interna como externamente. Al agrupar todas las comunicaciones y medios en un sistema unificado, se puede aumentar el rendimiento y eficiencia al tiempo que se brinda más flexibilidad al usuario de forma individual.
Reimaginando los procesos internos
Si bien, tales redes de comunicación “abiertas” conllevan ciertos riesgos, UCC también presenta una excelente oportunidad para repensar los procesos internos y reorganizarlos de una manera centrada en el cliente. También, los requisitos de seguridad para su sistema de comunicación, incluyendo todos los puntos finales en la red, deben definirse para proteger todos sus procesos de comunicación e intercambio de datos.
Por último, se requiere una sensibilización de todos los empleados, cómo su comportamiento de comunicación debe cambiar o adaptarse. No todos están preparados para el cambio inmediato o la idea de una sala de comunicación virtual, nuevos medios de comunicación, nuevas formas de procesamiento de información, creación de contenido e intercambio de datos. Por lo tanto, promueva activamente la capacitación e interés en el tema de UCC.
