Con la digitalización de los espacios de trabajo, las empresas cuentan con nuevas formas para lograr que la colaboración y comunicación se realice más fácil, eficiente, efectiva y conveniente para los usuarios y trabajadores. Las Comunicaciones Unificadas y Colaboración, o abreviado como UCC, está en boca de todos, atribuyéndose ser el “non plus ultra” para las empresas super modernas. Pero la transición no sucede de la noche a la mañana, en su lugar, requiere de la adaptación de la cultura de la empresa y las buenas prácticas de los negocios.

A continuación se muestran algunos de los más importantes requerimientos para su adopción:

Infraestructura de Comunicaciones basada en VoIP

La comunicación en tiempo real entre oficinas, departamentos, clientes, trabajadores remotos o desde casa y dispositivos móviles, sólo trabajarán correctamente y transparente si el hardware y/o software que utilizan está habilitado para VoIP. Al estar juntos conectados a un PBX IP a través de internet, esas redes de endpoints tanto externos como internos, pueden intercambiar voz, video y datos entre ellos vía conexiones seguras completamente independientes de su ubicación o dispositivo utilizado. La idea de ambientes de trabajo móviles y flexibles ya no es sólo una visión, la tecnología Todo IP hace que la idea de “unificación” sea una realidad puesta en práctica.

Uso de Redes para mejorar la productividad

Los sistemas de comunicación basados en IP brindan la gran ventaja de poder compartir aplicaciones y datos desde distintas interfaces. Pioneros como Google, pavimentaron el camino para la colaboración social al coordinar y controlar el acceso y edición de la información entre empleados mientras que los documentos no son enviados múltiples veces creando múltiples versiones a lo largo de toda la red corporativa. En su lugar, cada empleado (autorizado) tiene acceso en tiempo real a la información, los documentos están siempre actualizados y los recursos y posibles errores son minimizados.

Las soluciones de UCC, sin embargo, incluyen muchas más funcionalidades que permiten un acceso , trabajo en equipo y tiempos entrega más rápidos y directos. La visibilidad de presencia elimina tiempos de espera fútiles por comentarios. Los correos electrónicos se pueden reemplazar, en caso de ser apropiado, por la mensajería instantánea a través del chat corporativo. La integración de aplicaciones tales como un sistema CRM o ERP provee acceso directo a las cuentas o registros de clientes y optimiza la experiencia de atención a clientes facilitado por los departamentos de ventas o soporte.

Por último, pero no por eso menos importante, la integración con herramientas de videoconferencia basadas en web hacen que el intercambio de información y colaboración sea más directo y personal, tanto interna como externamente. Al agrupar todas las comunicaciones y medios en un sistema unificado, se puede aumentar el rendimiento y eficiencia al tiempo que se brinda más flexibilidad al usuario de forma individual.

Reimaginando los procesos internos

Si bien, tales redes de comunicación “abiertas” conllevan ciertos riesgos, UCC también presenta una excelente oportunidad para repensar los procesos internos y reorganizarlos de una manera centrada en el cliente. También, los requisitos de seguridad para su sistema de comunicación, incluyendo todos los puntos finales en la red, deben definirse para proteger todos sus procesos de comunicación e intercambio de datos.

Por último, se requiere una sensibilización de todos los empleados, cómo su comportamiento de comunicación debe cambiar o adaptarse. No todos están preparados para el cambio inmediato o la idea de una sala de comunicación virtual, nuevos medios de comunicación, nuevas formas de procesamiento de información, creación de contenido e intercambio de datos. Por lo tanto, promueva activamente la capacitación e interés en el tema de UCC.

Es muy fácil que termine atrapado en el ir y venir de su trabajo diario; está tan ocupado que ni siquiera tiene tiempo para comunicarse con compañeros de trabajo, olvidando lo importante que es la colaboración dentro de la empresa. En el mundo moderno de hoy, con empleados trabajando en diferentes lugares y ubicaciones, como puede ser: desde sus casas, múltiples oficinas o sucursales e inclusive en sitios del otro lado del mundo, el permanecer conectado con un compañero puede llegar a ser todo un desafío. Pero no tiene por qué ser así.

Aquí están tres simples prácticas para que permanezca conectado en su empresa:

Colabore sin importar su ubicación

Dos cabezas piensan mejor que una. Nunca este proverbio había sido más verdadero que en el lugar de trabajo, donde la habilidad de juntar las distintas habilidades de los trabajadores es una increíble ventaja para los negocios. Por esta razón, utilizar la movilidad en el lugar de trabajo nunca había sido tan importante. Implementar un PBX IP o sistema VoIP le proporcionará a su negocio las herramientas más efectivas disponibles para permanecer competitivo en el mercado de hoy en día.

Con un sistema habilitado para IP, puede llevar la extensión de su oficina a donde quiera que vaya. La funcionalidad de un softphone, por ejemplo, permite a los usuarios acceder a las funciones de un teléfono de escritorio utilizando su smartphone, tablet y laptop. Ya sea que uno de los empleados esté trabajando de forma remota (teletrabajo) y otro esté en movimiento, dirigiéndose a una reunión con un cliente, aún así puede establecer una comunicación para obtener los comentarios sobre algún proyecto que está siendo desarrollado en la oficina.

Diga “Sí” a las nuevas tecnologías

La colaboración entre trabajadores debe de ser un proceso sencillo; de otra forma, puede que sus empleados no estén dispuestos a realizar el esfuerzo de hacerlo, viéndose reflejado en el alto costo de perder una importante sesiones de lluvia de ideas dentro de su empresa. Para que los empleados puedan colaborar de forma satisfactoria, las barreras de comunicación deben de ser identificadas para después ser eliminadas, algo tan sencillo puede conseguirse al utilizar Comunicaciones Unificadas (UC).

La telefonía IP ofrece muchas funcionalidades de UC, las cuales le permiten a usted y a sus empleados permanecer conectados con el mínimo esfuerzo sin importar su ubicación. Por ejemplo, una funcionalidad IP de presencia, le permite ver el estado de sus empleados, permitiendo identificar cuando uno está trabajando de forma remota y disponible para tomar una llamada. Esto elimina la utilización de llamadas para revisar los mensajes de voz y también evitan esas transferencias de llamadas innecesarias que tanto molestan a sus clientes.

Además, si necesita recibir documentos de compañeros de trabajo que están trabajando remotamente, un servidor de FAX ya no es requerido, debido a que con la tecnología de UC sus fax de entrada son convertidos a PDF y reenviados a los usuarios a través de correo electrónico. Inclusive su teléfono habilitado para IP puede convertir los mensajes de voz en archivos de sonido que también puede revisar a través de la bandeja de entrada del correo electrónico.

No subestime el poder de las interacciones cara a cara

Correos electrónicos, llamadas telefónicas, mensajes de texto: Todos son métodos eficientes de para que permanezca conectado, pero algunas veces, un toque más personal es necesario, lo que significa que tiene que hablar cara a cara. Esto no siempre es conveniente o incluso posible sin un vuelo transatlántico, pero es el mejor acercamiento para buscar una mayor confianza en una relación de larga distancia – algo completamente necesario en clima tan competitivo de los negocios. Una alternativa de bajo costo es la Conferencia Web, la cuál puede ser realizada a través de un sistema de telefonía habilitado para IP.

La tecnología WebRTC permite la comunicación de audio, video e información entre navegadores web, así los participantes pueden unirse a reuniones sin ningún problema o con la necesidad de descargar software adicional o algún tipo de plugin. La conferencia web puede reducir costos de viajes, incrementar la productividad y mejorar las relaciones entre los empleados; específicamente ayuda a los trabajadores remotos a sentirse más conectados.

La colaboración no sólo conduce a una fuerza de trabajo más conectada sino también a una más productiva. Aplicar estas herramientas, puede ayudar a cualquier empresa a ahorrar tiempo y dinero y, por último, a conseguir grandes éxitos.

El contar con tiempos de traslados al trabajo mayores a una hora es una realidad para la mayoría de los trabajadores en grandes ciudades alrededor del mundo. Pasar tiempo considerable en el tráfico, puede cobrar factura a las personas, de hecho, está asociado al origen de problemas mentales, físicos y de salud, tales como aumento de peso, estrés y dolor físico.

Debido a esto, las personas ocupando posiciones gerenciales deben volver una prioridad el ofrecer una solución a los empleados que viven lejos del lugar de trabajo que les permita tomar un descanso de esos largos viajes en automóvil o en transporte público. Al permitir una forma de trabajo más flexible y desde diferentes lugares – como la capacidad de trabajar desde casa – los empleados pueden mejorar su calidad de vida, al mismo tiempo que pueden ser igual o más productivos y logrando un equilibrio saludable entre vida y trabajo.

Las tecnologías modernas de telecomunicaciones pueden brindar una solución de trabajo remoto (teletrabajo) que ayude a los trabajadores con grandes tiempos de traslados a seguir trabajando manteniendo de lado estrés innecesario. Al implementar este tipo de comunicación como parte de su estrategia de trabajo remoto, beneficia a sus empleados y empresa de la siguiente forma:

Aumento en la satisfacción del trabajador

Los grandes traslados pueden lograr que las personas se sientan agotados, aislados y por último insatisfechos con su trabajo. El poder trabajar desde casa puede contrarrestar algunos de esos efectos negativos. Con el uso de Softphone, los trabajadores tienen acceso a herramientas de Comunicaciones Unificadas -mensajería instantánea o conferencia web, por poner un ejemplo- simplemente instalando el software en el dispositivo de su elección tal como PC, laptop, tablet o smartphone.

Aumento en la productividad

Los trabajadores pueden ahorrar de 3 a 4 horas por día o más al eliminar el tener que conducir su auto o viajes en trenes, autobuses o subterráneo. También, con el uso de un softphone, los empleados dejan de estar incomunicados durante el tiempo de traslado o con retrasos debido a exceso de tráfico o problemas en el transporte. En lugar de eso, los trabajadores pueden hacer y recibir llamadas, recibir correos de voz y inclusive ver la presencia de compañeros de trabajo y todo desde su dispositivos personales.

Mantener una cultura unificada de trabajo

Con un PBX basado en software, cada llamada entrante y de salida hecha por un trabajador remoto se realiza como si originara físicamente dentro su oficina. Una solución basada en software provee la misma seguridad y confiabilidad como si el trabajador se estuviera comunicando desde su teléfono de escritorio. Esta consistencia en las comunicaciones respalda a la reputación de su empresa al mismo tiempo que satisface las necesidades de sus trabajadores a larga distancia.

El momento es ahora, permita que sus trabajadores se tomen un descanso del tráfico vehicular. Con el uso de un Softphone puede mantener la productividad de su empresa y liberar de estrés a sus trabajadores de una sóla vez.

Muchas medianas empresas sólo cuestionan el cambiar su sistema telefónico cuando deja de funcionar o cuando la factura de teléfono al final de cada mes es más alta de lo esperado o deseado. Pero inclusive cuando aún funcione su sistema tradicional, las empresas deben preguntarse cómo optimizar sus telecomunicaciones. Las Comunicaciones Unificadas son la clave para revolucionar sus comunicaciones corporativas y prepararlas para el futuro.

¿Qué son las Comunicaciones Unificadas?

El término Comunicaciones Unificadas UC, se refiere a la conexión de diferentes servicios de conectividad y funcionalidades agrupadas en un mismo ecosistema. Esto antes no era posible en los tiempos de la telefonía analógica e ISDN debido a que las funciones en el momento estaban limitadas por la telefonía clásica. La tecnología UC, al estar basada en software, permite utilizar de igual forma tanto softphones como teléfonos físicos. Además, de otras funcionalidades como chat o presencia, conferencia web, auto-aprovisionamiento de teléfonos, el uso de fax y correo de voz a correo electrónico y más.

¿Existen alternativas a las Comunicaciones Unificadas?

Desde luego, las empresas pueden decidir el utilizar las funcionalidades antes mencionadas a través de diferentes plataformas y soluciones. Así, es posible configurar una herramienta de mensajería entre equipos, operar una máquina de FAX de forma autónoma, adquirir equipo o contratar un servicio de videoconferencias, instalar software en las computadoras o teléfonos inteligentes para comunicaciones y las demás funcionalidades adicionales al clásico teléfono de escritorio.

Sin embargo, las desventajas de este enfoque son obvias: muy probablemente tendrá que pagar costos extra por servicios de terceros, ya sea en un sólo pago o cómo tarifa recurrente y por el otro lado tendrá que prepararse para el dolor de cabeza de administrar la comunicación corporativa como ¿qué canal debo ocupar para comunicarme con mis clientes? ¿en qué bases de datos o servicio encuentro la información de contacto? ¿cómo aseguro la privacidad y seguridad de cada canal?

Al unificar las comunicaciones, debido a que todos los servicios están conectados en una misma plataforma, los trabajadores siempre pueden estar al tanto de sus procesos de comunicación. La administración de una sola plataforma es más sencilla, ahorrando tiempo, dinero y dolores de cabeza.

El futuro de las Comunicaciones Unificadas

Desde hace algunos años UC es el nuevo estándar y forma de comunicación. En un mercado en rápido crecimiento y constantes innovaciones tecnológicas, siempre es posible el agregar nuevas funcionalidades. Muchas veces es difícil mantener el paso, pero gracias al enfoque basado en software, no tendrá que preocuparse por adquirir nuevo hardware cada cierto tiempo. Las Comunicaciones Unificadas le permiten estar siempre al día en cuanto a tecnología y le proporciona un control completo y visibilidad sobre sus PBX, asegurando sus comunicaciones a prueba del tiempo u obsolescencia.

Un incendio, una inundación, un terremoto u otro desastre natural puede ocasionar daños importantes a una empresa, afectar el equipo, destruir las instalaciones y obligar al personal a reubicarse. Las cada vez más frecuentes tormentas y los incendios forestales incontrolables son ejemplos evidentes. La Voz sobre IP (VoIP) es una herramienta esencial en la planificación de planes de contingencia ante desastres, que permite a los colaboradores continuar trabajando y cumplir las expectativas de los clientes, incluso si su espacio de trabajo tradicional se ha vuelto inaccesible.

Hay varias formas de implementar una solución VoIP como parte de la planificación de un programa de emergencia. Su versatilidad, radica en que puede ser utilizada en diversos escenarios, en función de las necesidades del negocio, ya sea un sistema on-premise (de forma local) similar a un PBX IP, una solución híbrida u hospedada por completo en la nube.

¿On Premise o en la Nube?

Muchas empresas ya cuentan con una central telefónica IP y han invertido mucho tiempo y recursos en hardware y capacitación. En caso de una catástrofe natural u otro desastre, siempre y cuando el servidor PBX IP no sea tocado y solo se hayan dañado las estaciones y/o las oficinas, es fácil redirigir las llamadas telefónicas a oficinas remotas, hogares de los trabajadores o cualquier otro lugar donde la actividad pueda reanudarse.

Las empresas que tienen oficinas remotas y/o ya han adoptado el esquema de trabajo remoto o teletrabajo, están en ventaja, ya que tienen la capacidad y experiencia para redirigir las llamadas telefónicas de los teléfonos de escritorio a otras extensiones, dispositivos móviles o teléfonos.

Por otro lado, si el PBX IP local se ve afectado, la falla de la compañía es real, ya que en pocas ocasiones se desarrolla y prueba completamente un plan de contingencia en caso de emergencia o pérdida del sistema telefónico. Por lo general, sólo las organizaciones de gran tamaño pueden permitirse tener hardware físico distribuido en múltiples ubicaciones y poder reanudar el tráfico de llamadas de voz en caso de una avería o pérdida del PBX IP principal.

Los proveedores de servicios ofrecen una alternativa a los PBX propietarios, ofreciendo servicios basados en la nube o Comunicaciones Unificadas como Servicio (UCaaS). Una solución VoIP de Comunicaciones Unificadas basada en la nube es, por lo tanto, una alternativa más segura a la continuidad del negocio en caso de daño material dentro de la empresa. Por supuesto, esto implica que el proveedor mismo haya planificado la redundancia de sus servicios y pueda garantizar la continuidad del servicio en caso de falla.

Herramientas tan móviles como los trabajadores

Con VoIP, independientemente de su posición geográfica o del dispositivo utilizado, puede seguir comunicado. Gracias a softphones para computadoras de escritorio o laptops y aplicaciones para teléfonos inteligentes, su extensión de trabajo lo sigue a donde sea que se encuentre. Después de un desastre natural, si sus oficinas sufrieron afectaciones, puede de todas formas permanecer accesible a sus clientes y socios de negocio, ya sea desde un refugio improvisado o desde su casa. Las soluciones modernas también se combinan con herramientas de comunicaciones unificadas y colaboración, como la videoconferencia web. Esto le permite programar una reunión independientemente de las condiciones de emergencia que enfrenta, simplemente basta con una conexión a Internet.

Un sistema autónomo y redundante

Las soluciones de última generación también le permiten implementar redundancia de todos los servicios que necesita para garantizar la continuidad de sus actividades. Puede configurar varias troncales SIP de diferentes proveedores y así no depender de un sólo operador. En caso de falla de este último, con reglas de llamada simples, puede enrutar sus comunicaciones a uno o más operadores secundarios. Gracias a un sistema de failover, es fácil iniciar un servidor secundario si falla su servidor principal. El cambio es tan rápido y tan automático que el tiempo de inactividad de los servicios es mínimo.
También es importante crear copias de seguridad regulares de su sistema de comunicaciones y simplemente restaurar sus datos en caso de falla de hardware o software.

Nadie quiere que ocurra un desastre natural, pero son eventos impredecibles y que “no ocurre sólo a otros”. Una planificación cuidadosa y la implementación de las herramientas correctas evitará, en caso de un desastre, tener que absorber además las pérdidas financieras debido a un cierre forzado de sus actividades.

La mayoría de las empresas alrededor del mundo deben de estár de acuerdo en que las comunicaciones son una activo vital, después de todo, ningún negocio puede ser productivo y a la vez rentable si los colaboradores no pueden comunicarse entre sí.

Independientemente del enfoque o estrategia que adopte una empresa, ya sea confiando exclusivamente en herramientas de voz y correo electrónico, eligiendo una suite de Comunicaciones Unificadas que agrupen todas las herramientas en una sóla plataforma o investigando diversas opciones como herramientas de colaboración, a menudo existe la sensación de que el proporcionar comunicaciones para toda la fuerza de trabajo es una tarea desafiante y a veces desalentadora que, por lo regular, es llevada a cabo por un enorme equipo de TI de una empresa o por un consultor externo altamente capacitado. La pregunta que se deben hacer las organizaciones es ¿por qué y si esta es siempre la mejor opción?

¿Por qué y en qué casos?

Para aquellas empresas u organizaciones sin grandes presupuestos para dedicar a un gran proyecto de TI, el motivo para externalizar el servicio, como ocurre en la mayoría de las decisiones, se reduce a dos factores entrelazados: costo y complejidad.

La idea es comprensible, si la empresa se comunica por voz, correo electrónico, mensajería, video y más, además de otros canales que se van agregando conforme la empresa se va desarrollando, entonces necesita el hardware para soportar cada uno de estos canales. Sin olvidar mencionar que, además, debe ser posible soportar cualquier ubicación desde la cual los usuarios necesiten comunicarse, lo que puede implicar dispositivos separados en diversos lugares. Después, está el costo de conectar todas las ubicaciones y de contratar al personal o consultores necesarios para administrar, soportar, mantener e implementar el sistema. Al mismo tiempo, y a medida que los sistemas se vuelven más complejos, añadiendo dispositivos y diversas conexiones, estos también requieren de una administración más compleja y corren el riesgo de que una pequeña falla desconecte toda la red. Frente a esto, la entrega del control de sus comunicaciones parece la opción más racional.

La ventaja de ambos mundos

Sin embargo, al igual que con cualquier operación empresarial, existen algunas desventajas en la externalización o subcontratación de sus servicios de comunicaciones. Primero, la seguridad, ¿puede la empresa estar segura de que sus líneas están protegidas de la mejor manera y que en caso de una emergencia existan cuente con los procedimientos correctos de respuesta? En segundo lugar, la flexibilidad: el consultor externo, y por lo tanto, la empresa, ¿se verán forzados a utilizar la infraestructura específica de un sólo proveedor? es decir, incluso si ese proveedor no puede satisfacer las necesidades de la empresa o es reemplazado en un futuro por una mejor opción. Y ¿la empresa tendrá la flexibilidad de adaptar su estrategia de comunicación para satisfacer sus propias necesidad, independientemente de lo que depare el futuro? por ejemplo, para adoptar una forma de trabajo más flexible, soportar una expansión en el extranjero o inclusive si la empresa se ve forzada a reducir su tamaño. Teniendo en cuenta esto, las empresas puede que opten por mantener sus comunicaciones en casa. Pero ¿es posible contar con lo mejor de ambos mundos?

Simplicidad

Así como una de las principales razones para externalizar las Comunicaciones Unificadas es la complejidad y, a su vez, el costo; la simplicidad es uno de los motivos para mantenerlas en casa. Como sucede con la mayoría de las tareas tecnológicas, las Comunicaciones Unificadas han experimentado una revolución de software, en el que es totalmente posible operar los servicios complementante en Internet,sin siquiera contar con un Troncal SIP dedicado y mucho menos el cableado de cobre que alguna vez fue la exigencia en este tipo de tecnologías. Al mismo tiempo, la mayoría de las trabajadores pueden acceder a cada una de las herramientas que necesitan desde un sólo dispositivo y las Comunicaciones Unificadas no son diferentes, se accede a ellas a través de ya sea un smartphone o tablet, laptop o computadora de escritorio, con todo lo necesario para que los usuarios puedan trabajar desde donde sea.

Este enfoque basado en software hace que las Comunicaciones Unificadas sean esencialmente agnósticos al hardware; siempre que un dispositivo pueda ejecutar aplicaciones y acceder a un servidor central cuando sea necesario, puede soportar el negocio y a su vez puede lograr que el crecimiento, junto con el trabajo flexible, sea más simple. Este enfoque también hace que los servicios sean más resilientes. Mientras que se cuente con una copia de seguridad del software y la información, ningún dispositivo o conexión es irremplazable.

Finalmente, existe un problema con la administración. Es posible que los equipos de TI no conozcan de memoria las CU, pero deben conocer el software, cómo protegerlo, implementarlo y administrarlo. Irónicamente, al entrar en la era del Software como Servicio (SaaS), nunca había sido tan fácil el poseer y operar Comunicaciones Unificadas completamente en casa. Desde luego, todavía no hay nada que impida que una empresa las externalice o subcontrate. Pero cuando lo hacen saben que es una decisión comercial estratégica y no la única manera posible de trabajar.

¿Desea mejorar las comunicaciones de su empresa y quiere empezar a utilizar la videoconferencia?, ¿Su empresa ya puede organizar videoconferencias para reuniones planeadas y conferencias específicas, pero no en sus actividades cotidianas? ¿Se implementó un sistema de videoconferencias en su trabajo, pero sólo dirección tiene acceso a esta herramienta? O bien, ¿aún no ha probado esta poderosa y a la vez sencilla herramienta, pensando erróneamente que la integración en su empresa es demasiado costosa o demasiado complicada para ser rentable en el corto plazo?

Si uno de estos escenarios le suena familiar, entonces es hora de aprender más acerca de esta tecnología y los beneficios para toda la empresa.

Ni qué decir sobre el aumento de productividad y la eficiencia de todos los colaboradores al utilizar la videoconferencia. Esto sin lugar a dudas juega un papel importante, pero no es lo único. En particular, todos los empleados que trabajan fuera de la oficina ya no son excluídos y pueden integrarse en las reuniones diarias. En un contexto de austeridad de gastos corporativos, el uso de videoconferencias también ayuda a mantener un presupuesto equilibrado, al limitar los gastos de viajes. La videoconferencia permite tener conversaciones cara a cara con sus clientes, sin perder tiempo ni dinero para atenderlos presencialmente. Independientemente de cómo su organización utiliza actualmente la videoconferencia, establecer nuevos estándares es rápido y fácil.

• Primero, analice el uso del video en su organización. ¿Las videoconferencias ya están integradas en su cultura corporativa? De lo contrario, encuentre los motivos de esta elección y analícelos. Por ejemplo, si el problema principal es la falta de acceso a la tecnología apropiada, entonces la solución es simple. Las conferencias web ahora se pueden iniciar sin problemas desde navegador web. La tecnología WebRTC permite transferir audio, vídeo y datos entre navegadores, permitiendo a los participantes asistir a conferencias sin tener que descargar software adicional o plug-ins.
• Promueva una cultura corporativa más amigable para el usuario en su organización. Algunos empleados son más tímidos que otros. Tal vez algunas personas se sienten avergonzadas o temerosas de las consecuencias de su interacción a través de videoconferencias. Cualquiera que sea el motivo, explórelas y tranquilice a sus empleados. Por ejemplo, puede implementar reuniones individuales con los empleados más temerosos hasta que se sientan más seguros. En la medida de lo posible, recuérdeles a sus empleados cómo las interacciones entre compañeros, incluso las interacciones personales, fomentan el compromiso mutuo y la colaboración con otros participantes.
• ¿Todos los empleados tienen acceso a la tecnología de videoconferencia?. Si este no es el caso, simplemente implemente una solución que ofrezca una plataforma unificada para un número ilimitado de usuarios. Asegúrese de que esta plataforma permita que los empleados externos también puedan conectarse fácilmente. Esta comunicación cara a cara permite a los empleados construir mejores relaciones con sus compañeros, lo que sería mucho más difícil mediante solo llamadas telefónicas.
• ¿Su empresa es fan de las gráficas, tablas, PowerPoint, Excel y demás herramientas para realizar presentaciones?. Las funciones de conferencia web como la pantalla compartida o la pizarra electrónica, le permiten compartir contenido como gráficos, hojas de cálculo, PDFs y videos con otros participantes, como parte de su presentación.

No importa dónde se encuentre hoy, depende de usted decidir qué tan rápido puede integrar la videoconferencia en sus comunicaciones. Pero recuerde que cuanto antes lo haga, mayor será el valor agregado de su negocio. Al introducir el video de forma natural en la cultura de la empresa, fomentará un entorno de trabajo colaborativo, productivo y eficiente para sus empleados y clientes.

En un mundo en el que reina la obsolescencia programada, los sistemas basados en software suelen ser la excepción. Es el deber moral de cualquier empresa limitar su impacto ambiental, como lo es el consumo de energía y huella de carbono. VoIP, por ejemplo, permite enfrentar este desafío.

VoIP es más que telefonía. Es la integración – en una sola red unificada – de voz, aplicaciones, datos, texto, imágenes y vídeo. Esta integración de Comunicaciones Unificadas con la telefonía, ofrece una serie de ventajas que permiten ser más eficaz, más eficiente y más rentable… respetando los principios del desarrollo sostenible.

Hardware vs. Software

Un sistema de telefonía tradicional basado en hardware tiende – debido a su naturaleza – a ser reemplazado en su totalidad o en partes. El mantenimiento del sistema también requiere la sustitución de algunos componentes físicos. Las piezas de repuesto son instaladas y las piezas viejas se tiran o en el mejor de los casos son parcialmente recicladas.

Una solución VoIP en forma de software no incluye – o contiene muy pocos – componentes físicos dedicados. Un sistema basado en software hace posible evitar casi cualquier reemplazo de equipo obsoleto o en fin de vida útil. Una plataforma de software también ofrece escalabilidad sin igual y la vida útil es virtualmente ilimitada, a diferencia de la obsolescencia programada que gobierna el mundo. ¿Su negocio crece? Agregue extensiones o funcionalidad a su PBX IP sin la necesidad de cambiar el sistema agregando módulos físicos adicionales o dispositivos de hardware.

Finalmente, dado que una solución de telefonía VoIP es casi completamente virtual (incluyendo PBX en la Nube), no hay que soportar el inmenso y voraz consumo de energía de un sistema telefónico físico, lo que se traduce a menos energía a suministrar.

La parte de uso de softphones, también permite deshacernos de teléfonos físicos, que a menudo son fabricados con materiales antiecológicos, no reciclables y cuyas materias primas son explotadas en detrimento del planeta. Gracias a los clientes por software, un simple auricular o smartphone es suficiente. A menudo este equipo ya está presente dentro de la empresa o el hogar.

Para un uso profesional, la funcionalidad de hot desking permite a múltiples trabajadores compartir los mismos recursos dentro de la oficina durante diferentes horarios de trabajo, ahorrando tanto en materiales y recursos como en costos por espacios. Un equipo que trabaja rotando horarios a lo largo del día, gracias al hot desking, reutiliza el mismo equipo, manteniendo la configuración para cada usuario, sin ninguna dificultad.

Conferencias Web y Viajes de Negocios

Una plataforma moderna de Comunicaciones Unificadas, que incluya las últimas funcionalidades en cuanto a tecnología, también ayuda a reducir en gran medida los viajes de negocios y por lo tanto la huella de carbono de la empresa.

¿Necesita reunirse con un cliente potencial ubicado del otro lado del país o inclusive del mundo? ¿Su empresa cuenta con múltiples oficinas y desea comunicarse con sus trabajadores independientemente del lugar donde estén? Puede reunirse con ellos cara a cara sin salir de su oficina, gracias a las soluciones de videoconferencia que evitan los viajes y por lo tanto limitan las emisiones resultantes.

Otra funcionalidad para evitar viajes, es la posibilidad de asistencia remota. No es necesario trasladarse al lugar donde se encuentre su cliente para asistir a sus clientes a resolver sus problemas técnicos. El control remoto le permite tomar control remoto del equipo de su cliente a través de una plataforma de conferencia web e intervenir directamente sin tener que estar físicamente frente a la computadora.

Por último, la conferencia web, los clientes móviles y demás funcionalidades de Comunicaciones Unificadas, también hacen posible optimizar el trabajo remoto. La posibilidad de ser tan productivos desde casa como lo somos en la oficina, permite a las empresas considerar el trabajo remoto o teletrabajo como una opción viable para todos los trabajadores, evitando los traslados diarios de los empleados – otra forma de reducir su huella de carbono.

On-premise o en la nube

En general, las herramientas de virtualización en la nube se prefieren debido a que la optimización de recursos resultante representa una parte considerable de la economía verde en relación con sistemas on-premise y de un solo uso. Por otro lado, cuando se necesita una instalación on-premise, una solución como un mini PC ofrece hasta 60% de ahorro de energía en comparación con una PC tradicional.

Ciertamente, los centros de datos son grandes consumidores de energía, pero cada vez más y más proveedores se están moviendo a soluciones verdes o amigables con el medio ambiente, tal como el reciclado de calor generado por los servidores, que se utiliza como fuente de calefacción central para edificios o casas circundantes.

Si necesita un argumento más para la elección de IP como su próxima solución de comunicaciones, este es: las Comunicaciones Unificadas y VoIP, son una gran forma de contribuir a la titánica tarea de preservar nuestros recursos naturales al tiempo que mejoramos la eficiencia y productividad de la empresa.

A pesar de que, desde hace ya varios años, muchas empresas se encuentran implementando soluciones de telefonía IP, existen todavía algunas confusiones y dudas sobre cómo funciona y quiénes pueden hacer uso de ella. A continuación intentaremos resolver las más comunes.

Recordemos que estamos viviendo en una época de transición entre la telefonía que conocemos como tradicional, tanto PSTN como ISDN, a la adopción de Troncales SIP utilizando un ambiente de Todo IP. Para 2020, muchos de los grandes operadores de telefonía alrededor del mundo ya habrán hecho este salto.

La tecnología basada en la nube junto con el crecimiento de VoIP están revolucionando a la industria de las comunicaciones y es por eso que es importante entender de qué trata la telefonía IP y desmentir algunos mitos que siguen existiendo en torno a ella. Si está confundido, en un momento despejaremos sus dudas.

Es Necesario Contar con Personal Técnico Especializado

Falso. Las PBX modernas, como 3CX, están pensadas para que su administración e instalación sea bastante sencilla. Desde 3CX, además, ofrecemos programas de entrenamiento, certificación y documentación sin costo. Ya no es necesario ser un ingeniero especializado o invertir recursos en capacitación para tener un sistema de Comunicaciones Unificadas completo.

VoIP no es Seguro

Falso. VoIP ya tiene muchos años en el mercado y durante este tiempo se han ido añadiendo medidas de seguridad para prevenir ataques maliciosos intencionados. Contamos con herramientas como encripción, sRTP, TLS y SSL a nuestra disposición para asegurar nuestras comunicaciones. 3CX incluye, además, protección anti-hackers y antifraude, protegiendo así contra los intentos de ataque más comunes y utilizados.

Sólo Grandes Empresas Pueden Pagarlo

Falso. Contrario a lo que muchos nos imaginábamos, el “boom” en el uso de VoIP lo detonaron las pequeñas y medianas empresas y, si lo analizamos un poco, tiene mucho sentido. Pasamos de un modelo en el que era necesaria una gran inversión de dinero en equipo físico, a un esquema basado en software y la nube, que ayuda a disminuir considerablemente tanto la obsolescencia de hardware como los costos de adopción, asegurando así las comunicaciones de las empresas para el futuro.

Al cambiar a Troncales SIP Perderé Mi Número de Teléfono

Falso (en la mayoría de los casos). Muchos proveedores de troncales SIP permiten la “portabilidad” del número de teléfono por lo que es es posible conservar el número existente, sin embargo, no todos lo soportan o existe un cargo adicional asociado. Es importante conocer si el proveedor a contratar cuenta con esta funcionalidad y si se esto tiene un costo.

Mis Teléfonos Actuales No Funcionarán Si Cambio a VoIP

Falso (Con excepciones). Dependiendo de su tecnología, es posible que no puedan seguir funcionando. Algunos equipos analógicos, puede integrarlos a través de gateways; los cuales convertirán de analógico a IP, por lo que podrá operar (con funciones limitadas) en lo que realiza la migración completa. Un punto a favor es que el precio de los teléfonos IP es muy variado, permitiendo seleccionar la opción que más se ajuste a su presupuesto.

Solamente Lo Puedo Usar Dentro de la Oficina

Falso. Una de las mayores ventajas de la telefonía IP, es el poder permanecer comunicado cuando sea y donde sea que se encuentre ubicado geográficamente, siempre y cuando tenga acceso a WiFi o redes móviles; esto gracias al uso de softphones para smartphones y laptops. Pudiendo recibir llamadas o realizar videoconferencias justo como si estuviera sentado en el escritorio de su oficina.

Contar con un sistema de Comunicaciones Unificadas intuitivo, moderno y actualizado es una herramienta esencial para los trabajadores y en el largo plazo, es un hecho que pagará dividendos en términos de productividad dentro de la empresa.

Las vacaciones están hechas para desconectarse del todo y olvidarnos del estrés que llegamos a experimentar en las horas pasadas en la oficina. Pero ¿qué pasa con ese gran proyecto que se confirmará este mes? Y aquellos clientes en el otro hemisferio, para quienes el verano es solo un recuerdo lejano, ¿deberíamos ignorarlos?.

Siempre es una buena idea estar pendiente de posibles problemas que puedan presentarse y mantenernos en contacto con compañeros y clientes durante las vacaciones. Afortunadamente, hoy en día, tenemos todas las herramientas necesarias para estar de vacaciones, solo lo suficiente. No hay manera en la que podamos permanecer en nuestra habitación de hotel frente a la computadora todo el día. Pero es imposible correr el riesgo de perder esa llamada que esperamos por parte de un importante cliente.

Aplicaciones VoIP que nos siguen a todos lados

Gracias a la telefonía IP, podemos instalar una simple aplicación y junto a una conexión a Internet, continuar recibiendo y realizando llamadas a través del sistema de comunicaciones del trabajo, desde cualquier lugar, desde nuestro smartphone. Nuestra extensión viaja con nosotros ya sea en nuestro teléfono Android o dispositivo iOS y podemos contestar en cualquier lugar, con un sólo número sin que la persona del otro lado sepa si está en la oficina y disfrutando del sol en la playa y además, sin tener que dar nuestro número móvil personal.

Comunicaciones Unificadas, en todas partes y siempre

También podemos aprovechar las numerosas funciones de las Comunicaciones Unificadas que ya se incluyen en estas modernas plataformas. Envíe un mensaje instantáneo a un compañero, revise su su estado de presencia en tiempo real antes de llamar, reciba sus faxes o correos de voz por correo electrónico; todo esto es posible y le simplificará la vida. Con estas herramientas, rastrear un archivo o dar instrucciones a socios o compañeros lleva solo unos minutos, y puede volver rápidamente a sus actividades de verano.

Videoconferencia, una herramienta indispensable

¡Ya no se trata de perder una reunión importante, gracias a la videoconferencia! Estemos donde estemos, podemos conectarnos por videoconferencia y así evitar perder esta importante reunión, que fue planeada por semanas pero que ocurre solo durante nuestras vacaciones. Una solución de videoconferencia web basada en WebRTC nos brinda la oportunidad de asistir a reuniones en línea desde cualquier lugar, desde un simple navegador, sin tener que descargar software o complementos adicionales, inclusive desde nuestro smartphone. Al mismo tiempo, tenemos acceso a todas las funciones incluidas como compartir documentos o pizarra interactiva. Lo único que tenemos que elegir es la decoración en segundo plano… ¿Se pondrán celosos nuestros compañeros si nos conectamos y detrás está la piscina?

Debido a que la desconexión total es rara vez posible, tener las herramientas adecuadas nos permite maximizar el tiempo que pasamos trabajando durante las vacaciones y mantener el mayor tiempo libre posible. Y tú, ¿a dónde te vas de vacaciones este verano?